News Drucken: Case Study: Besseres Portal für effiziente Kommunikation

Mit einer Portallösung managet der Cluburlaubs-Anbieter Robinson die Kommunikation im Unternehmen. Kerntechnologien sind dabei IBM WebSphere Portal Express und eine erstklassige Lotus-Notes-Integration. Die neue interne Kommunikationsplattform trägt der dezentralen Struktur des Reiseveranstalters Rechnung. Auf der Basis eines Informationsportals nach individuellem Zuschnitt wird die Plattform um kollaborative Funktionen erweitert. So ist eine prozessorientierte Zusammenarbeit auch über räumliche Distanzen möglich.
Der Clubanbieter mit seiner internationalen Präsenz und den standortübergreifenden Projekt- und Managementaufgaben ist ein typisches Beispiel für ein verteiltes Unternehmen. Robinson unterhält derzeit 20 Clubanlagen in acht Ländern. Insgesamt 4500 Mitarbeiter sorgen für die Zufriedenheit der Gäste. Der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie zuverlässig der Informationsfluss und die Abstimmung aller Beteiligten verlaufen – auch über weite Entfernungen hinweg.

Relevante Informationen sichern und bündeln

Primäres Ziel jeder Portallösung muss es sein, eine einheitliche Informationsbasis bereit zu stellen, die zugleich alle entscheidungsrelevanten Inhalte einfach zugänglich macht und klar präsentiert. Mit der Anmeldung im Portal erhält der Direktor eines Clubs die wichtigsten Daten für das Tagesgeschäft auf einen Blick: Von den aktuell im Club gemeldeten Gästen über das Gäste-Feedback bis zur Clubauslastungsstatistik und den Tagesberichten – der Clubdirektor kann auf alle Informationen schnell zugreifen und zeitnah reagieren. So wird Zeit gewonnen, die sich mit einer intensiveren Gästebetreuung positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.
Das Portal dient jedoch nicht nur als Informationsplattform, sondern ist auch ein Kommunikations- und Arbeitsmittel für den einzelnen Mitarbeiter sowie für die Zusammenarbeit – unabhängig von welchem Standort aus. Jedem Portal-Nutzer bei Robinson steht ein personalisierter Bereich zur Verfügung, die „My Site“. Diesen können Mitarbeiter nach eigenen Wünschen gestalten, indem sie etwa häufig genutzte Quellen integrieren oder To-do-Listen führen.

Team-Arbeit über das Portal

Wie die virtuelle Zusammenarbeit mehrerer, räumlich getrennter Unternehmenseinheiten sicher und effizient funktionieren kann, zeigen die kollaborativen Elemente der Portallösung. So lassen sich beispielsweise mithilfe eines Dokumenten-Managers Protokolle zu Abteilungsleiter-Besprechungen einstellen und abrufen. Weitere kollaborative Funktionen sind in Planung, wie beispielsweise ein E-Learning-Modul. Damit können dann zum Beispiel Grundlagentrainings für neue Mitarbeiter einfach im Portal hinterlegt werden, was wiederum Zeit und Geld für derartige Maßnahmen spart.

Neben der Effizienz des Portals sieht Bernd Schindler, IT-Leiter bei Robinson, vor allem große Vorteile der Portallösung mit IBM WebSphere Portal Express in den Bereichen Prozessstabilität und Skalierbarkeit: „Unser Portal beschleunigt viele Arbeitsschritte, Managementaufgaben und Entscheidungsprozesse. Das Schönste daran: Es ist flexibel genug, sich mit Robinson und mit unserem Business weiter zu entwickeln“.

Technischer Background zur Lotus-Notes-Integration

Das Portal wurde nach den Anforderungen unterschiedlicher Zielgruppen entwickelt. Dabei stellte sich für manche Zielgruppen heraus, dass die benötigten Informationen bereits in Lotus-Notes-Datenbanken vorhanden waren. Da aber die Robinson-Führungsebene einen schnelleren und leichteren Zugang zu ihren Informationen wünschte, als die bislang genutzten Lotus-Notes-Ansichten bieten konnten, realisierte Dienstleister GIS eine spezielle Lotus-Notes-Integration über ein Domino Integration Portlet. Damit können gezielt Ansichten aus Lotus-Notes-Datenbanken angezeigt werden. Die Ansichten müssen dazu nicht webfähig gemacht werden. Die Möglichkeit, Ansichtsspalten zu sortieren, bleibt bei der Integration ins Portal ebenso erhalten, wie die in Notes beliebten Ansichtskategorien. Optional kann in dem Domino Integration Portlet auch eine Suche in der Ansicht verwendet werden. Außerdem kann der Nutzer auch gezielt auf eine Kategorie einer Ansicht zugreifen oder nicht benötigte Ansichtsspalten ausblenden. Die Kommunikation mit dem Domino-Server läuft dabei über DIIOP. Durch sukzessives Laden und Caching der Notesdaten erreicht die Plattform eine gute Anwendungsperformance. Die Erfahrung des Robinson-Projekts hat zudem gelehrt, dass manchmal reine Ansichten schon ausreichen, um ein Informationsbedürfnis seitens des Nutzers zu erfüllen.
Darüber hinaus können auch Dokumente in einem separaten Browser-Fenster oder in einem Portlet angezeigt werden. Dabei wird die Web-Maske in Lotus Notes für die Anzeige verwendet. Wenn diese Funktion genutzt werden soll, müssen die Lotus-Notes-Masken allerdings auch als Web-Masken erstellt werden, sofern diese nicht schon vorhanden sind. Alternativ lassen sich die Dokumente so verlinken, dass sie direkt in Notes geöffnet werden können.

Neue Dokumente aus dem Portal anlegen

Über geschickte Portlet-Steuerung kann das Anzeige-Portlet auch das Ansichts-Portlet „überlagern“ und nutzt damit die gesamte Browser-Seite aus. Zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten, wie die Anzeige von Willkommensseiten und die direkte Verlinkung von Dokumentanhängen, erlauben die Anpassung an die speziellen Anforderungen konkreter Notes-Datenbanken. Auch das Anlegen neuer Dokumente aus dem Portal heraus ist möglich.

Das Domino Integration Portlet kann auch im Sinne einer Composite Application in eine Portlet-zu-Portlet-Kommunikation eingebunden werden. Ein Beispiel: Ein Portlet einer Kundenliste kann die Kundennummer an ein anderes Portlet übergeben. Das Domino Integration Portlet nimmt diese Information auf und zeigt dann beispielsweise in einer nach Kundennummern kategorisierten Ansicht etwa mit der Bezeichnung „Dokumente nach Kunden“ gezielt die Dokumente eines ausgewählten Kunden an.
In gleicher Weise können auch zwei Domino Integration Portlets miteinander kommunizieren. So entstehen auf relativ leichtem Weg Composite Applications und Mehrwerte für den Anwender. Dieser äußert sich beispielsweise in ganz konkreter Arbeitserleichterung: Bei Robinson spart die Verwendung des Domino Integration Portlets ca. 60 Mausklicks pro Anwender täglich. Außerdem werden die Informationen je nach Zielgruppe viel genauer präsentiert.

Diskussionsforen & Projektmanagement

Vor Portal 6 Express hatte Robinson Workplace Services Express im Einsatz und hatte auch schon begonnen, mit kollaborativen Anwendungen wie Diskussionsforen, Projekt-Tasks und Urlaubslisten zu arbeiten. Mit der Umstellung auf Portal 6 Express wurde hierfür also Ersatz benötigt. Außerdem wollte Robinson die einzelnen Anwendungen ergänzen können, und zwar mit Hilfe des gewohnten Domino Designers.
Für die Umsetzung der Anforderungen lag es daher nahe, den Lotus Component Designer einzusetzen. Dieser ermöglicht es gerade Notes-/Domino-Entwicklern, mit ähnlichen Entwicklungsansätzen und ohne Java-Kenntnisse Portlets zu erstellen und in einem Schritt auf den Portal-Server zu stellen. Dabei kommen für Robinson zunächst die Musteranwendungen für Diskussionsforum und Projekt-Tasks zum Einsatz, angepasst auf die speziellen Belange des Unternehmens.
Neben dem Einsatz der Beispielkomponenten wird eine erste neue Anwendung entwickelt, die helfen soll, Equipment-, Aktivitätsverwaltung und Mitarbeitereinsatzplanung in den Clubs zu unterstützen. Um die Informationen dabei möglichst komfortabel zu pflegen, wird auch hier das Zusammenspiel mehrerer Portlets auf einer Portal-Seite und der Austausch von Informationen zwischen den Portlets genutzt.

Mehr als ausbaufähig

Das Beispiel Robinson zeigt, wie dezentrale Unternehmen mit Hilfe von IBM WebSphere Portal Express einheitliche Kommunikations- und Geschäftsprozesse schaffen können. Praktisch ist dabei auch, dass dies relativ schnell vonstatten gehen kann und Unternehmen auf vorhandene Bausteine aufsetzen können. Und nicht zuletzt erhält ein verteiltes Unternehmen wie Robinson auf diese Weise doch so etwas wie einen arbeitsorganisatorischen Mittelpunkt: das Portal.

Andreas Hiller

Andreas Hiller ist einer der Geschäftsführer der GIS Gesellschaft für Informationssysteme mbH in Hannover. Als Diplom-Ökonom leitet er seit mehr als zehn Jahren Projekte im Umfeld der Einführung neuer Informationssysteme. Neben der Implementierung von E-Business-Lösungen ist er als Berater in CRM-Projekten tätig. Derzeitige Schwerpunkte liegen in den Bereichen der kollaborativen Software mit Portal-, Web-2.0- und Groupware-Fokus. GIS Gesellschaft für Informationssysteme mbH hat die Implementierung der Portallösung bei Robinson umgesetzt.