Was ist ein Web Content Management System? - Gemeinsamkeiten
Web Content Management Systeme gibt es mittlerweile an jeder Ecke. Hierbei gibt es die unterschiedlichsten Varianten. Fast scheint es, als hätte jede Software-Firma das Rad neu erfunden. Dabei gibt es natürlich große Unterschiede. Mal kommt das Web Content Management System als Out-of-the-Box-Produkt daher, mal ist es nur eine Erweiterung für bestehende Anwendungen (z.B. Serverapplikationen). Allen gemeinsam ist die einfache Bearbeitung und Verwaltung (Management) des Contents, also des Inhalts Ihrer Internetseiten. Dies ist ohne HTML-Kenntnisse möglich. Es wird keine zusätzliche Anwendersoftware (Clientsoftware) außer einem Browser benötigt.

Das Layout wird über Vorlagen (Templates) definiert und kann somit nicht von HTML-Unkundigen geändert werden. Es besteht nicht mehr die Gefahr, beim Durchführen vermeintlich einfacher Änderungen HTML-Tags zu übersehen bzw. zu löschen oder zu verändern. Der Aufbau einer HTML-Seite könnte dadurch empfindlich gestört werden. Vorbei sind die Zeiten, in denen grafisch aufwendig gestaltete Internetseiten nur vom Fachmann aktualisiert und erweitert werden konnten. Mit dem Content Management System (WCMS) übernehmen Sie diese Aufgabe. Das WCMS erstellt dabei automatisch Ihre neuen Internetseiten. Viele Systeme bringen gleich noch automatisch generierte Menüstrukturen mit. Einer Erweiterung der eigenen Website steht also nichts mehr im Wege. Sind die Inhalte einmal im System erfasst, können die verschiedensten Ausgabemedien bedient werden, zum Beispiel angepasste Druckansichten, PDF, WAP-Ausgaben und viele mehr. Dank einer Vorschau können gefahrlos verschiedene Versionen ausprobiert werden. Alte Versionen lassen sich jederzeit wieder herstellen, Änderungen sind auch später durch ein Protokoll nachvollziehbar. Dem Redakteur steht eine auf ihn abgestimmte und persönlich konfigurierbare Redaktionsoberfläche zur Verfügung. Eine integrierte oder über LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) angebundene Benutzerverwaltung ermöglicht es, Benutzergruppen zu organisieren und mit verschiedenen Berechtigungen auszustatten. Bei vielen Systemen lassen sich zusätzlich Arbeitsabläufe (Workflows) definieren. Umfangreiche Redaktionsprozesse lassen sich auf diese Weise abbilden. Mit Freigabemechanismen können neue Seiten zeitgesteuert freigeschaltet werden. Der Weihnachtsmann erscheint rechtzeitig zum Fest auf der Website, auch wenn der verantwortliche Autor bereits im Winterurlaub die Skipisten herabwedelt. Als Aufgabe für den Administrator bleibt lediglich die Pflege der Benutzerprofile, die Wartung der Hardware und gelegentlich das Update der Systemsoftware.

Für wen ist ein Web Content Management System geeignet?
Transparenz, Aktualität und umgehende Information werden heutzutage nicht nur von großen börsennotierten Unternehmen, sondern immer öfter auch von kleineren mittelständischen Unternehmen erwartet. Das Internet ist hervorragend geeignet, um diesen Erwartungen gerecht zu werden. Das Medium ermöglicht eine schnelle, umfassende und kostengünstige Bereitstellung von Informationen unterschiedlicher Art. Oft kann die notwendige Aktualisierung jedoch nicht in Eigenregie durchgeführt werden. Entweder wird dann ganz auf die Aktualisierung verzichtet, oder es wird bei jeder kleinen Änderung eine Agentur beauftragt. Die Folge sind Webseiten, die oft nur noch Rahmeninformationen oder längst veraltete Inhalte enthalten. Wer mehr will und dabei von Internet-Agenturen weitestgehend unabhängig sein möchte, der sollte sich ernsthaft mit Web Content Management Systemen befassen.

Wie helfen Web Content Management Systeme beim Kostensenken?
Herkömmliche Webseiten werden üblicherweise von externen Internet-Agenturen oder eigens hierfür eingewiesenen firmeninternen HTML-Profis gepflegt. Hierdurch entstehen entweder Agenturkosten oder zusätzliche Personalkosten. Ein Web Content Management System ermöglicht die Pflege der Inhalte durch alle Mitarbeiter. Kosten für externe Internet-Agenturen entfallen, firmeninterne HTML-Profis werden nicht benötigt. Die entsprechenden Mitarbeiter werden wieder frei für andere Aufgaben. Durch Freigabemechanismen kann die Redaktionsarbeit so organisiert werden, dass alle erforderlichen Arbeiten in der regulären Arbeitszeit anfallen. Überstunden zum Bereitstellen wichtiger Inhalte, z.B. Pressemitteilungen, die erst nach Börsenschluss publiziert werden dürfen, sind Dank zeitgesteuertem Export nicht mehr erforderlich.

Sind alle Systeme gleich? - Unterschiede
Wie bereits beschrieben, steht die einfache Bearbeitung Ihrer Webseite im Mittelpunkt aller WCMS. Zum Erreichen dieses Ziels haben sich verschiedene Lösungsansätze etabliert. Auf einen umfassenden Überblick wird in Anbetracht der großen Vielfalt daher verzichtet. Stattdessen werden zwei weit verbreitete Lösungsansätze vorgestellt, die vor allem aus Nutzer-(Redakteurs-)sicht Vorzüge aufweisen. Der erste Lösungsansatz greift das WYSIWYG-Prinzip auf. Das WCMS (Web Content Management System) verzichtet hierbei weitgehend auf eine eigene Bearbeiteroberfläche (Client-Programm), um die Inhalte zu bearbeiten. Die Bearbeitung erfolgt in den einzelnen HTML-Seiten. Nach der Benutzeranmeldung werden bearbeitbare Bereiche als Formularfelder dargestellt. Zur Bearbeitung der Feldinhalte steht ein DHTMLEditor zur Verfügung. Die Administration, z.B. das Anlegen weiterer Seiten oder das Freischalten, erfolgt über ein zusätzliches Menü innerhalb der HTML-Seiten. Abhängig vom Bearbeitungsstand können zusätzliche Funktionalitäten über dieses Menü bereitgestellt werden. Da der Benutzer durch den Verzicht des WCMS auf eine eigene Oberfläche immer im Webseitenkontext arbeitet, fördert dieser Lösungsansatz den Umgang mit der Webseite. Unbenötigte Funktionalitäten werden ausgeblendet, sie stehen im Hintergrund aber jederzeit zur Verfügung. Der strukturelle Aufbau der Webseite bekommt bei diesem Ansatz eine stärkere Bedeutung. Er ist maßgeblich entscheidend für den mit der Bearbeitung der Inhalte verbundenen redaktionellen Aufwand.

Der zweite Lösungsansatz verfolgt noch stärker das Prinzip der Trennung von Inhalt und Layout. Das WCMS stellt hierbei eine eigene Webanwendung dar. Über eine Browseroberfläche können die Inhalte unabhängig vom Ausgabemedium bearbeitet und administriert werden. Die Bearbeitung kann mit verschiedenen, teilweise auch selbst einstellbaren, Editoren erfolgen. Mit NPS von Infopark ist es zum Beispiel möglich, externe Editorprogramme wie den beliebten HTML-Editor Dreamweaver zu verwenden. Um während der Bearbeitung einen Blick auf die Layoutansicht werfen zu können, stehen Vorschaufenster zur Verfügung. Die Strukturierung der Inhalte kann unabhängig von der Webseitenstruktur erfolgen. Zur Navigation stellt das WCMS meistens eine Baumansicht (Treeview) und weitere Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Dank der stärkeren Trennung von Inhalt (Content) und Layout bleibt die Redaktionsarbeit auch bei der Erstellung von Inhalten für verschiedene Ausgabemedien weitgehend gleich. Von Umstrukturierungen und Layoutänderungen (Redesign) der Webseite bleibt die Redaktionsarbeit ebenfalls unberührt.

Was muss man bei der Auswahl eines WCMS beachten?
Zur erfolgreichen Auswahl eines WCMS ist eine genaue Analyse der späteren Einsatzbedingungen notwendig. Es geht darum zu erforschen, welche Anforderungen an ein WCMS beim Arbeiten von Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitern gestellt werden. Welche Arbeitsabläufe müssen abgebildet werden? Welche technischen Randbedingungen gibt es?

Sind die späteren Anwender sehr erfahren im Umgang mit Internetbearbeitungssoftware, sollte das WCMS möglichst viele Funktionen auf einmal bereitstellen. Dies ermöglicht und fördert flexibles und schnelles Arbeiten. Oft verfügen die späteren Anwender aber nur über Grundkenntnisse. Zuviel Funktionalität erschwert in diesem Fall den Überblick und senkt zunächst die Arbeitsgeschwindigkeit. Später kann ein flexibles und schnelles Arbeiten erlernt werden. Die anspruchsvollsten Benutzer sind letztlich die unerfahrenen IT-Anwender. Für sie muss ein WCMS mit möglichst intuitiver Bedienung und größtmöglicher Einfachheit gewählt werden. Gute Web Content Management Systeme lassen sich an die verschiedenen Ansprüche anpassen. Wer jedoch die wichtigsten Anwenderanforderungen kennt, kann durchaus auch zum kostengünstigen Spezialisten greifen.

So unterschiedlich wie die Anwenderanforderung können auch die Arbeitsabläufe (Workflows) zum Erstellen einer Webseite sein. Wie sieht also der aktuelle Workflow im Unternehmen aus? Ein typischer Workflow könnte zum Beispiel so aussehen: Ein Redakteur schreibt einen Artikel und sendet diesen an den Programmierer. Dieser gibt die fertige Seite zur Kontrolle an den Redakteur zurück. Wenn alles in Ordnung ist, kopiert der Administrator die Seite auf den Webserver. In einem Unternehmen gibt es möglicherweise viele verschiedene solcher Arbeitsabläufe. Hier entstehen schnell Überschneidungen und dadurch ein erhöhter Gesamtaufwand. Ein WCMS kann diese Arbeitsabläufe koordinieren und vereinfachen. Oft wird der Arbeitsablaufplanung (Workflowmanagement) bei der Auswahl eines WCMS zu wenig Beachtung geschenkt. Ein Überblick über die aktuellen Arbeitabläufe ist bei der Auswahl eines WCMS sehr hilfreich. Weitere wichtige Kriterien sind vor allem technischer Natur:

• Anzahl der Benutzer (Die Standardlizenzen der unterschiedlichen Produkte erlauben oft nur einer eingeschränkten Anzahl von Anwendern die gleichzeitige Benutzung)
• Anzahl der zu verwaltenden Seiten
• Anzahl der Zugriffe pro Monat
• Optimierung für Suchmaschinen
• Anzahl der Rollen
• Erweiterbarkeit (Officeanbindung, Offlineclients)
• Sicherheit (Benutzerverwaltung, Firewalleignung)
• Einbindung bestehender Anwendungen
• Templates selber editieren und erstellen
• Einfache Bedienung für den Administrator
• Einfache Bedienung für den Redakteur
• Einfache Workflowerstellung
• Verschiedene Ausgabemedien
• Systemunabhängigkeit
• Support
• Unterstützung von Scriptsprachen (ASP, PHP, Perl,...)
• Behindertengerechte Darstellung (barrierefreies Web)

Was kostet ein WCMS?
Ganz schnell und einfach gesagt: 0 - 100.000 EUR, sogar mehr ist möglich. Diese große Spanne ergibt sich, da WCMS immer maßgeschneiderte Anwendungen sind. Die Kosten für die Einführung eines WCMS fallen dabei in mehreren Bereichen an. Neben der Software muss die erforderliche Hardware angeschafft werden. Das System muss eingerichtet und die neue Homepage mit dem WCMS umgesetzt werden, wobei häufig die Übernahme bereits vorhandener Daten erfolgen soll. Hinzu kommen Ausgaben für die Schulung der Mitarbeiter.

Der Softwarepreis ist abhängig vom Lizenzmodell, dies ist oft gekoppelt an die Zahl der Benutzer (User) und die Anzahl der eingesetzten Prozessoren im Entwicklungsrechner. Die Hersteller der Highend-Systeme wie zum Beispiel Infopark NPS, Imperia oder Microsoft MSCMS 2002 sind da recht einfallsreich, ermöglichen aber mit Ihren Lizenzmodellen fein abgestufte und maßgeschneiderte Installationen. Als Lowcost-Alternative kommen Open Source-Alternativen wie die Microsoft.NET Portallösungen DotNetNuke und Rainbow oder das frei verfügbare PHP-System Typo3 in Betracht. Zum Betrieb eines WCMS werden mindestens zwei Rechner eingesetzt. Der Entwicklungsrechner (Entwicklungsserver) steht innerhalb des eigenen Netzwerks, geschützt vor Angriffen aus dem Internet. Der Webserver (Liveserver) steht beim Internetdiensteanbieter (Provider).

Wie der Name schon sagt wird auf dem Entwicklungsserver entwickelt. Dort wird die WCMSSoftware installiert. Da es sich bei WCMS-Programmen um datenbankgestützte Anwendungen handelt, wird ebenfalls eine Datenbank z.B. der MS SQL-Server auf dem Entwicklungserver eingerichtet. Die Datenbank kann allerdings auch auf einem dritten Rechner ihre Heimat finden. Dies erhöht zusätzlich die Systemleistung. Kernbestandteil des WCMS ist die Bereitstellungssoftware (Stagingsoftware). Mit ihr wird der Content, also die vom System erstellten HTML-Seiten, vom Entwicklungsserver auf den Webserver exportiert.

Genaue Angaben zur erforderlichen Hardwarekonfiguration für die eingesetzten Rechner halten alle WCMS-Hersteller bereit. Können die Benutzeranforderungen mit Open Source-Software realisiert werden, ist es durchaus möglich, die Einführung eines WCMS am unteren Rand der Preisspanne zu realisieren. Voraussetzung sind fachkundiges Personal für die Einrichtung und Umsetzung und eine vorhandene IT-Infrastruktur, die die erforderlichen zusätzlichen Soft- und Hardwareanforderungen bereits abdeckt.

Fazit
Wenn Sie schnell, einfach und professionell Ihre Internetseiten pflegen möchten, sind Web Content Management Systeme die erste Wahl. Redakteure sparen Zeit und können flexibel arbeiten. Sie sind nicht mehr auf Programmierer angewiesen. Ein gut gewähltes WCMS ist genau auf die Anforderungen des Redakteurs abgestimmt und vereinfacht die Arbeitsabläufe. Mit wenig Aufwand ist die Internetseite immer aktuell. Sind die WCMS-Vorlagen (Templates) einwandfrei programmiert, ist auch ein späteres Redesign kein Problem.Damit bei einem Umstieg auf ein WCMS diese Vorteile erzielt werden, ist eine genaue Analyse der Anforderungen und der Vorraussetzungen notwendig. Hierbei helfen erfahrene IT-Dienstleistungsunternehmen. Fehlt eine sorgfältige Analyse, leidet das neue System schnell an fehlender Akzeptanz, und die Suche nach Alternativen beginnt von vorne.

Dieser Artikel wurde uns freundlicherweise von Stefan Schwartmann zur Verfügung gestellt. Sie können ihn unter http://aixvision.NET sowie unter info@aixvision.com erreichen.